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招标实务:招标公证的方式和程序
【信息来源:】【信息时间:2016/4/18 阅读次数:】【字号: 】【我要打印【关闭】

招标公证的方式是指公证机构采用什么证明形式完成招标公证工作任务。鉴于招标公证的特殊性,为了维护招标当事人的合法权益,确保公证质量,防止工作差错。司法部对招标公证的方式作了特别规定,并专门制定了《招标投标公证程序细则》,根据规定,公证处办理招标公证,"应当派两名以上公证人员(其中应至少有一名公证员)参加整个招标投标活动,进行现场监督和证明"。对公证员确认招标投标活动真实、合法的,应当当场宣读公证词,并在七日内制成公证书发给当事人,该公证证明从公证员宣读之日起生效。

根据招标投标活动规模和阶段安排的不同,公证实践中,通常采用两种公证证明方式:

1.一次性公证。即在招投标活动结束宣读公证词,对其全过程给予公证。这种公证方式一般适用于规模较小、活动时间较短的招标投标活动。

2.分阶段公证。即在招标投标的每一阶段结束时,均对该阶段的活动结果宣读一次公证词,待招标投标活动全部结束时,再对整个活动结果进行公证。如在开标活动结束时,宣读开标公证词。在评标活动结束时,宣读评标公证词。这种公证方式主要适用于规模较大、阶段性显着、活动持续时间较长的招标投标活动。

招标公证的程序是指公证机关办理招标公证的工作步骤及必须遵守的操作规程。根据我国公证机关办理各类公证事项的一般程序和内容以及招标投标活动的程序和特点,司法部对招标公证的程序作了特别规定,并专门制定《招标投标公证程序细则》。根据规定,招标公证程序主要分为申请与受理、审查、现场监督和出具公证书四个阶段。实践中,这四个阶段在招标投标公证中并非是截然分开的,而是略有交叉。如在申请与受理阶段和现场监督阶段都包括一部分审查的内容,在现场监督阶段又包括一部分证明工作。但是,为叙述的方便,也为使读者能够一目了然,我们对整个招标投标公证的程序和内容仍按这四个阶段分别加以叙述。

 ()申请与受理

招标投标公证申请是指招标单位(招标方或受托招标方)向公证机关提出办理公证的请求。它是招标公证的第一道工序,也是公证机关办理招标投标公证的前提。这里需要说明的是,公证机关办理招标投标公证,无论是根据国家有关行政规章的规定,该项招标投标活动必须由公证机关公证,还是招标单位自愿要求公证机关公证,都必须首先由招标单位向公证机关提出申请。受理是指公证机关根据招标单位的申请,初步作出接受办理该项招标投标公证的决定。它是公证机关正式开始办理招标投标的标志。在申请与受理阶段,公证人员的主要任务是对招标单位的申请进行初步审查、判断,对符合条件的申请予以受理,对不符合条件的申请不予受理。

 ()审查

招标投标公证的审查是指公证机关在对招标投标公证的申请决定受理后,对该公证申请的有关事项、材料进行的审核、查证工作。它是招标投标公证的一个重要阶段,也是公证机关对该项招标投标活动进行现场监督的前提。在审查阶段,公证机关的主要任务是通过对申请人提交的全部材料的审核、查证,以及必要的调查,确认招标方或受托招标方是否具备招标的条件,招标项目和招标活动是否已获得批准,招标文件及有关材料是否真实、合法、完善,招标、评标组织机构的组成是否符合规定的条件,并决定该项招标投标是否应给予公证。

 ()现场监督

经对申请人所提交的材料的审查,对符合规定办证条件的,公证处应委派两名以上公证人员(其中应至少有一名为公证员)参加整个招标投标活动,进行现场监督。现场监督是指公证人员亲临现场,对招标投标活动的招标、投标、开标、评标定标每个环节进行监督,并予以证明的活动。在现场监督阶段,公证人员的主要任务是,监督招标投标各个环节的活动按照国家有关规定和招标文件要求的时间、地点、程序、原则和方法进行;对其中违反规定的行为予以纠正;查验有关人员的身份,审查投标方的投标资格;对招标投标过程中的主要环节和重要事项给予现场证明。根据招标投标活动各个阶段的特点和内容,公证员的现场监督活动也要有所侧重。

 ()出具公证书

 出具公证书是整个招标投标公证的最后一项内容。虽然公证人员在现场监督活动中已发表了公证词,对整个招标投标活动的真实性、合法性和中标情况给予了证明,但根据我国公证机关工作方式的要求,招标投标公证也必须出具公证书,并以公证机关最后出具的公证书为准。招标投标公证书与公证人员在现场监督阶段发表的公证词在内容上有所不同,现场公证词只是证明某个阶段活动的真实性、合法性,而招标投标公证书则要对整个招标投标活动和定标结果的真实性、合法性作出公证。

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