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黄山市公共资源交易中心黄山区分中心业务档案管理办法
【信息来源:】【信息时间:2017/12/14 阅读次数:】【字号: 】【我要打印【关闭】

    第一条  为进一步规范黄山市公共资源交易中心黄山区分中心业务档案管理工作,有效保护和利用档案资源,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《黄山市国有资产产权进场交易监督管理暂行办法》和《招标拍卖挂牌出让国有建设用地使用权规定》及《黄山市公共资源交易中心档案管理办法》等有关规定,结合单位实际,制定本办法。 
    第二条  本办法所称业务档案是指在公共资源交易活动中形成的具有保存价值的文字、数字、图表、声像、光盘等不同媒质载体的记录和内容。档案资料均为公章齐全或招标人代表签字确认的原件。 
    第三条  业务档案实行统一管理。交易分中心设立档案室,配置专职档案人员从事中心各部门的业务档案的接收、保管、查询、调阅等管理工作。 
    第四条  业务档案是记录和反映建设工程招投标、政府采购、产权和土地交易等活动的重要资料和证据,交易中心应加强日常档案管理工作的监督检查。 
    第五条  建设工程项目档案内容: 
    (一)招标备案资料: 
     1、招标备案书; 
     2、立项批复; 
     3、初步设计批复(概算批复);
     4、招标代理协议书; 
     5、图纸审查合格书(如有); 
     6、项目先行审计文件(如有); 
     7、可行性研究报告。 
    (二)招投标资料 
     9、招标公告或邀请函(公章齐全); 
     10、招标文件及补充文件、清单、控制价(公章齐全); 
     11、资格预审资料(如有); 
     12、评标报告; 
     13、中标人的投标文件(副本全套); 
     14、中标通知书; 
     15、开评标现场声像电子光盘资料(如有); 
     16、其他应归档资料(如:招标文件审批表、澄清异议材料和投诉的相关调查处理资料等)。 
     第六条 政府采购项目档案具体内容

     1、政府采购申请表或政府集中采购委托书; 
     2、招标代理协议书(如有); 
     3、采购公告; 
     4、采购文件(包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料等); 
     5、对已发出采购文件的必要澄清、修改及答疑(如有); 
     6、评标报告; 
     7、中标人的投标文件(正本全套); 
     8、中标通知书; 
     9、政府采购合同; 
     10、开评标现场声像电子光盘资料(如有); 
     11、其他应归档资料(如对质疑、投诉的相关调查及处理资料等); 
    第七条  产权交易项目档案具体内容

     1、产权交易项目申报(受理)登记表; 
     2、产权权属证明文件; 
     3、主体资格证明材料(组织机构代码证等); 
     4、产权交易申请及国资部门批准文件; 
     5、资产评估报告; 
     6、产权受让申请登记表; 
     7、承诺函; 
     8、公告审核审批表、产权项目公告; 
     9、产权转让成交确认书; 
     10、产权转让合同。 
    第八条 国有土地交易项目档案具体内容

     1、国有土地挂牌出让函; 
     2、国有土地挂牌出让公告、文件审核备案表; 
     3、国有土地挂牌出让公告; 
     4、国有土地挂牌出让须知; 
     5、竞买申请书; 
     6、联合竞买协议书; 
     7、承诺书; 
     8、授权委托书; 
     9、国有建设用地使用权挂牌出让竞买报价单; 
     10、成交确认书; 
     11、规划设计条件和规划红线图; 
     12、出让地块宗地界址图; 
     13、国有建设用地使用权出让合同。 
    国有土地交易项目档案资料按规定收集完成后及时移交国土部门,电子档案由中心留存。 
    第九条 档案移交、登记制度

     1、开评标现场声像载体光盘资料在完成制作后7日内移交归档。中心各部门的业务档案应于每个项目完结后的7日内移交档案室。交接双方应对照资料清单目录逐一核实,并签字确认,做好移交登记,确保资料完整齐全,逾期未交的或移交资料不全的由项目负责人员或相关人员承担相应责任。 
     2、档案卷宗在项目完成后一个月内完成。档案管理人员按照规范要求统一编码,录入档案管理系统,打印档案目录,装订成册,装入档案盒,填写档案盒封面,切实做到标识清晰、存放有序、查阅方便。 
     3、移交进档案室的档案必须及时进行编目,建立档案收进、移出、销毁库存登记簿,并按门类进行登记、统计,随时掌握库存档案来源、数量、移出去向、销毁原因和库存情况。 
     4、建立档案查阅台账,严格履行登记手续,做好登记、统计和汇总记录。 
     5、建立档案机构、人员、库房、设施装具登记簿,了解掌握馆藏情况及设备现状。 
    第十条 档案保管制度

     1、档案管理人员要忠于职守,提高安全保密意识,自觉做好安全防范工作,提高警惕,确保档案资料的完整和安全。 
     2、全部档案卷宗实行集中统一管理,做到专人、专室、专柜管理,任何人不得据为己有。 
     3、加强档案室的管理,库房内严禁吸烟,禁放易燃物品,注意清洁卫生,消防器材定期检查,每天按时记载库内温湿度,并选择有利时机通风,努力做到“九防”:防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染,并配备必要的保护设施,确保档案卷宗的完整、安全和有效利用。 
     4、定期对室藏档案保管状况进行全面检查,并做好记录,发现问题及时向中心领导汇报,采取有效措施,保护档案的安全。 
     5、认真做好档案收集工作,按规定向区城建档案馆移交,每年做到目录与室藏档案相符。 
     6、档案管理人员工作变动,应按规定办理档案移交手续,并经中心领导批准,方可离开岗位。 
     7、因保管不善,造成丢失和损坏,按损坏程度追究责任。 
    第十一条 档案借阅查询登记制度

     1、凡本单位工作人员查阅档案必须严格履行查阅登记手续。 
     2、外单位人员因工作需要借阅、复制档案须提出书面申请,进行登记,并经中心领导批示同意。 
     3、档案资料一般不外借使用,确因工作需要必须借出时,须经中心主任批准,并限期归还,最长时间不得超过一周。 
     4、在归还档案时双方要认真检查案卷的完整情况,发现问题当即追查责任。 
     5、对借阅的档案,要保持完整清洁。不得传播、拆封,抽页、涂改、转借等。如发现丢失、损坏,应按《档案法》的有关规定追究有关人员责任。 
     6、阅档人员要严格遵守保密制度,严禁把档案内容向无关人员泄漏,违者按有关规定处分。 
    第十二条 档案安全保密制度

     1、加强档案室的安保工作,档案室应当安装防盗门、防盗窗栏(或电子监控设备)等必要的保护设施,确保档案卷宗的完整、安全。 
     2、档案管理人员应当忠于职守,遵守纪律,增强保密观念,严格执行国家档案管理的保密规定,防止档案散失和泄密。 
     3、任何人借阅档案都必须办理借阅登记手续,凡借阅涉及保密内容的文件资料,必须经中心领导批准。 
     4、查阅、复印文件资料必须持单位介绍信,经中心领导批准。本单位查阅、复印档案资料,必须履行登记手续。 
     5、对办理完毕的文件,档案人员要收集齐全,妥善保管,及时归档。 
     6、不得涂改、伪造、隐匿、损毁、丢失、转借、出卖、泄密和擅销毁档案。 
     7、销毁档案资料,必须经中心领导批准同意,由两人以上销毁并造册登记。 
     8、对档案人员因玩忽职守,造成档案泄密的,视情节轻重,给予处分。 
    第十三条  档案的保管期限为15年,未中标人的投标文件保管期限为3个月。对保管期满的档案,应按照《中华人民共和国档案法》规定进行鉴定和销毁,任何单位和个人不得擅自销毁。 
    第十四条  本办法由黄山市公共资源交易中心黄山区分中心负责解释,自发布之日起实施。 

 

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